مدیریت مطب با دفتر و اکسل یا نرم افزار مطب؟
دفتر کاغذی و اکسل برای شروع ارزان و آشنا هستند، ولی با بیشتر شدن بیماران، پزشکان و حساب‌ها، ورود دوبارهٔ اطلاعات، خطای حساب و گم شدن سوابق هزینهٔ واقعی مطب می‌شوند. این مقایسه نشان می‌دهد هر روش کجا جواب می‌دهد و کجا نه.
مقایسهٔ سه روش
- سرعت پذیرش
- دفتر کاغذیکند؛ جستجوی دستی
- اکسلمتوسط؛ فایل‌های جدا
- نرم افزار مطب همیارطبچند ثانیه؛ جستجو با نام، کد ملی یا موبایل
- نوبت تکراری
- دفتر کاغذیرایج
- اکسلممکن
- نرم افزار مطب همیارطبجلوگیری خودکار
- کار هم‌زمان چند نفر
- دفتر کاغذیممکن نیست
- اکسلبا تداخل فایل
- نرم افزار مطب همیارطبهمهٔ سیستم‌های شبکه هم‌زمان
- صندوق و حساب
- دفتر کاغذیجمع دستی
- اکسلفرمول دستی و پرخطا
- نرم افزار مطب همیارطبثبت خودکار با هر پذیرش
- سهم پزشکان
- دفتر کاغذیمحاسبهٔ دستی پایان ماه
- اکسلفرمول‌های شکننده
- نرم افزار مطب همیارطبمحاسبه در لحظهٔ پذیرش
- پروندهٔ بیمار
- دفتر کاغذیکاغذی و پراکنده
- اکسلمحدود و بدون تصویر
- نرم افزار مطب همیارطبسوابق، دارو، تصاویر و یادداشت در یک صفحه
- امنیت و دسترسی
- دفتر کاغذیقفل کمد
- اکسلرمز فایل یا هیچ
- نرم افزار مطب همیارطبکاربر جدا، سطح دسترسی و ثبت تغییرات
- پشتیبان‌گیری
- دفتر کاغذیندارد
- اکسلدستی
- نرم افزار مطب همیارطبخودکار و زمان‌بندی‌شده
- گزارش
- دفتر کاغذیندارد
- اکسلساختنی و زمان‌بر
- نرم افزار مطب همیارطبگزارش‌های آماده روزانه و ماهانه
| معیار | دفتر کاغذی | اکسل | نرم افزار مطب همیارطب |
|---|---|---|---|
| سرعت پذیرش | کند؛ جستجوی دستی | متوسط؛ فایل‌های جدا | چند ثانیه؛ جستجو با نام، کد ملی یا موبایل |
| نوبت تکراری | رایج | ممکن | جلوگیری خودکار |
| کار هم‌زمان چند نفر | ممکن نیست | با تداخل فایل | همهٔ سیستم‌های شبکه هم‌زمان |
| صندوق و حساب | جمع دستی | فرمول دستی و پرخطا | ثبت خودکار با هر پذیرش |
| سهم پزشکان | محاسبهٔ دستی پایان ماه | فرمول‌های شکننده | محاسبه در لحظهٔ پذیرش |
| پروندهٔ بیمار | کاغذی و پراکنده | محدود و بدون تصویر | سوابق، دارو، تصاویر و یادداشت در یک صفحه |
| امنیت و دسترسی | قفل کمد | رمز فایل یا هیچ | کاربر جدا، سطح دسترسی و ثبت تغییرات |
| پشتیبان‌گیری | ندارد | دستی | خودکار و زمان‌بندی‌شده |
| گزارش | ندارد | ساختنی و زمان‌بر | گزارش‌های آماده روزانه و ماهانه |
اکسل کجا کافی است؟
برای مطب تازه‌تأسیس با چند بیمار در روز، یک فایل اکسل ساده برای ثبت دریافتی‌ها می‌تواند کافی باشد. اکسل انعطاف دارد و هزینه‌ای ندارد؛ ولی از روزی که دو نفر هم‌زمان با فایل کار می‌کنند، نوبت‌ها و پرونده‌ها هم به آن اضافه می‌شوند یا سهم پزشک باید حساب شود، فرمول‌ها و فایل‌ها شکننده می‌شوند.
مشکل اصلی اکسل و دفتر، جدا بودن اطلاعات است: نوبت در یک جا، پذیرش در جای دیگر و حساب در فایل سوم. هر انتقال بین این‌ها یک بار ورود دوباره و یک احتمال خطا دارد.
نشانه‌های این‌که وقت نرم‌افزار رسیده است
- جمع صندوق پایان روز با دفتر نمی‌خواند
- پیدا کردن سوابق یک بیمار چند دقیقه طول می‌کشد
- نوبت تکراری یا بیش از ظرفیت ثبت میشود
- محاسبهٔ سهم پزشکان پایان ماه روزها وقت می‌گیرد
- بیش از یک منشی یا یک سیستم در مطب کار می‌کند
- از اطلاعات بیماران نسخهٔ پشتیبان ندارید
انتقال از اکسل به نرم‌افزار در سه قدم
- ۱تعریف پایه‌هاپزشکان، خدمات و تعرفه‌ها را یک‌بار در همیارطب تعریف کنید.
- ۲ثبت بیماران فعاللازم نیست همهٔ فایل‌ها را وارد کنید؛ بیماران فعال را در اولین مراجعه ثبت کنید.
- ۳یک هفته کار موازییک هفته دفتر یا اکسل را کنار نرم‌افزار نگه دارید و بعد کنار بگذارید.
سؤال‌های متداول دربارهٔ مدیریت مطب با اکسل
میشود مطب را فقط با اکسل مدیریت کرد؟
برای مطب کوچک و یک کاربر، تا حدی؛ با چند کاربر، نوبتدهی، پرونده و سهم پزشک، اکسل پرخطا و کند میشود.
اطلاعات اکسل قبلی به نرم‌افزار منتقل میشود؟
لازم نیست همه را منتقل کنید؛ بیماران فعال با اولین مراجعه ثبت می‌شوند و پرونده‌ها به‌مرور کامل می‌شوند.
نرم افزار مطب گران‌تر از اکسل نیست؟
اکسل هزینهٔ خرید ندارد، ولی وقت منشی، خطای حساب و ریسک از دست رفتن اطلاعات هزینهٔ پنهان آن است؛ همیارطب هم با ۵۰۰ پذیرش رایگان شروع میشود.
یادگیری نرم افزار سختتر از اکسل است؟
برای کارهای روزانهٔ مطب نه؛ صفحهها برای همان کارها ساخته شدهاند و راهنمای داخل برنامه دارند.