نحوه حسابداری مطب پزشکان؛ صندوق تا سهم پزشک
نحوه حسابداری مطب پزشکان را قدم‌به‌قدم ببینید: صندوق روزانه، چک، هزینهها، حقوق پرسنل، سهم پزشکان و گزارش سود و زیان، بدون اکسل و دفتر.
نحوه حسابداری مطب پزشکان با یک قاعدهٔ ساده شروع میشود: حسابداری مطب یعنی ثبت منظم همهٔ ورود و خروج پول مطب، از دریافتی پذیرش تا اجاره، حقوق و خرید ملزومات، تا در هر لحظه بدانید درآمد واقعی چقدر است. در کلینیک‌ها، تقسیم درآمد بین پزشکان و شرکا هم به این کار اضافه میشود.
صندوق روزانه؛ اولین قدم
هر روز باید جمع دریافتی‌های پذیرش با پول نقد، کارت‌خوان و انتقال‌ها تطبیق داده شود. وقتی پذیرش و صندوق در یک نرم‌افزار باشند، هر پذیرش خودبه‌خود در صندوق ثبت میشود و منشی در پایان شیفت فقط مغایرت را بررسی میکند. بستن صندوق به‌صورت شیفتی، مسئولیت هر منشی را هم روشن میکند.
هزینهها، چک‌ها و حقوق
- هزینهها: اجاره، قبوض، ملزومات و تعمیرات را با دسته‌بندی ثبت کنید تا در گزارش ماهانه معلوم شود پول کجا می‌رود.
- چک‌ها: تاریخ سررسید چک‌های دریافتی و پرداختی را ثبت کنید تا یادآوری داشته باشید.
- حقوق پرسنل: حقوق ثابت، اضافه‌کار و کسورات را ماهانه ثبت کنید و کارت حقوق چاپ کنید.
سهم پزشکان و شرکا
در کلینیک، درآمد هر خدمت معمولاً بین مرکز، پزشک و گاهی دستیار تقسیم میشود. محاسبهٔ دستی این سهم‌ها در پایان ماه، پرخطاترین کار حسابداری کلینیک است. نرم‌افزار باید درصد یا مبلغ سهم هر پزشک را برای هر خدمت تعریف کند و در هر پذیرش خودکار حساب کند. دربارهٔ مدیریت کلینیک‌های چندپزشکه در این مقاله نوشته‌ایم.
گزارش‌هایی که هر مطب لازم دارد
- گزارش روزانهٔ صندوق و پذیرش
- درآمد هر پزشک و هر خدمت
- هزینهها به تفکیک دسته
- سود و زیان ماهانه
- بدهی و طلب بیماران و بیمه‌ها
یک نمونهٔ ساده از سهم پزشک
فرض کنید برای یک خدمت تعریف کرده‌اید که ۴۰ درصد سهم پزشک و ۶۰ درصد سهم مرکز است. در هر پذیرشِ این خدمت، نرم‌افزار در همان لحظه ۴۰ درصد را به حساب پزشک و ۶۰ درصد را به حساب مرکز می‌نویسد. اگر دستیار هم سهم دارد، درصد او جدا تعریف میشود. پایان ماه، جمع سهم هر پزشک آماده است و فقط باید تسویه شود. همین قاعده برای سهم شرکای کلینیک هم به کار می‌رود.
اشتباه‌های رایج در حسابداری مطب
- ثبت نکردن هزینه‌های کوچک: خریدهای روزانهٔ کوچک در جمع ماهانه بزرگ می‌شوند.
- مخلوط کردن حساب شخصی و مطب: گزارش سود و زیان را بی‌معنا میکند.
- بستن نکردن صندوق در هر شیفت: مغایرت‌ها چند روز بعد پیدا می‌شوند و منشأشان معلوم نیست.
- محاسبهٔ دستی سهم پزشکان: پرخطاترین کار حسابداری کلینیک است.
- پیگیری نکردن چک‌ها: چک برگشتی یا سررسید فراموش‌شده، جریان نقدی مطب را به هم می‌ریزد.
حسابداری مطب دندانپزشکی
در دندانپزشکی، هزینهٔ درمان معمولاً در چند جلسه و چند قسط پرداخت میشود. حسابداری باید مانده‌حساب هر بیمار، اقساط سررسیدشده و سهم دندانپزشک از هر جلسه را جدا نشان دهد. برای امکانات مخصوص این بخش، نرم افزار دندانپزشکی را ببینید.
چک‌لیست پایان ماه
- بستن همهٔ صندوق‌های شیفت و بررسی مغایرت‌ها
- ثبت همهٔ هزینهها و قبوض ماه
- محاسبه و تأیید سهم پزشکان، دستیاران و شرکا
- ثبت حقوق پرسنل و چاپ کارت حقوق
- بررسی چک‌های سررسید ماه بعد
- گرفتن گزارش سود و زیان و مقایسه با ماه قبل
پیگیری بدهی بیماران و بیمه‌ها
بخشی از درآمد مطب همان روز پرداخت نمی‌شود: بیمارانی که بخشی از هزینه را بعداً می‌پردازند، اقساط درمان‌های طولانی و سهم بیمه‌هایی که با تأخیر تسویه می‌کنند. اگر این مبالغ جدا ثبت نشوند، مطب درآمد واقعی خودش را بیشتر از پول دریافتی می‌بیند. حسابداری مطب باید برای هر بیمار مانده‌حساب و برای هر بیمه مبلغ قابل‌دریافت را نشان دهد و گزارش بدهی‌های معوق را ماهانه بررسی کنید.
گزارش‌ها را چطور بخوانیم؟
- درآمد هر پزشک: کدام پزشک بیشترین سهم را در درآمد دارد و روندش چطور است؟
- درآمد هر خدمت: کدام خدمات پرسودترند و کدام فقط وقت می‌گیرند؟
- هزینه به تفکیک دسته: کدام هزینه بیشترین رشد را داشته است؟
- سود و زیان ماهانه: آیا سود مطب با افزایش مراجعه هم‌پا رشد میکند؟
یک گزارش خوب فقط عدد نمی‌دهد؛ جواب یک سؤال مدیریتی را میدهد. هر ماه این چهار سؤال را از گزارش‌ها بپرسید.
حسابداری در همیارطب
همیارطب پذیرش را مستقیم به صندوق و سند حسابداری وصل میکند. صندوق، چک، هزینه، حقوق پرسنل، سهم پزشکان و دستیاران و گزارشهای آماده در خود برنامه است و برای حسابدار هم کدینگ و اسناد حسابداری دارد. انبار و خرید هم به همین حساب‌ها وصل است.
بیشتر ببینید: نرم افزار حسابداری مطب.
سؤال‌های متداول
برای مطب کوچک هم حسابداری لازم است؟
بله. حتی ثبت سادهی صندوق روزانه و هزینهها، تصویر روشنی از درآمد واقعی میدهد.
سهم پزشک خودکار حساب میشود؟
در نرمافزارهایی که تعریف سهم برای هر خدمت دارند، بله؛ در همیارطب در هر پذیرش محاسبه میشود.
آیا جای حسابدار را میگیرد؟
نه؛ کار ثبت را خودکار میکند تا حسابدار روی بررسی و تصمیمها تمرکز کند.
گزارش سود و زیان مطب را هر چند وقت بگیرم؟
حداقل ماهانه؛ مقایسهٔ ماهبهماه نشان میدهد هزینه یا درآمد کدام بخش تغییر کرده است.
حساب شخصی و حساب مطب را جدا کنم؟
بله؛ مخلوط کردن آنها گزارشهای مالی مطب را غیرقابلاعتماد میکند.